Dzięki DGA BPM kompletna dokumentacja wymagana w standardach ISO dla systemów zarządzania nie musi być przechowywana w organizacji w wersji papierowej, w postaci zajmujących wiele miejsca segregatorów, szaf, itd.. Wewnętrzny portal DGA BPM zapewnia przejrzystość, pełną dostępość i aktualność dokumentacji w wersji elektronicznej. System dostarcza mechanizmów do efektywnego zarządzania informacją o procesach realizowanych w ramach systemu zarządzania, zapewniając jej poufność, integralność i dostępność. Informacje przedstawione są w formie graficznych modeli zaprojektowanych w module DGA Process oraz ich tekstowych opisów (generowanych automatycznie na podstawie diagramów) dostępnych za pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej. Sposób zarządzania dokumentacją systemu zarządzania przy pomocy DGA Quality spotkał się z uznaniem wielu renomowanych jednostek certyfikacyjnych. DGA Quality ułatwia klientowi przejście audytu certyfikacyjnego i - co ważniejsze - ułatwia zarządzanie dokumentacją w całym cyklu funkcjonowania systemu zarządzania.

DGA Quality wymaga dla poprawnego i skutecznego funkcjonowania jedynie sieci wewnętrznej. System jest licencjonowany na nieograniczoną ilość użytkowników w danej organizacji.

PODSTAWOWA FUNKCJONALNOŚĆ DGA QUALITY:

Dostęp do aktualnej dokumentacji procesów. Dzięki DGA BPM użytkownik ma z dowolnego miejsca organizacji wyposażonego w stanowisko komputerowe (również z sieci Internet) dostęp poprzez przeglądarkę do informacji o procesach i wzorach obowiązujących dokumentów. Dokumentacja istniejąca w tej formie jest w pełni zgodna z wymaganiami norm ISO i akceptowana na audytach certyfikacyjnych. System obsługuje dowolną strukturę i formę dokumentacji oraz umożliwia drukowanie selektywne lub w całości.
Ułatwione czytanie dokumentacji. W porównaniu do wcześniejszych wersji systemu, DGA BPM pozwala na łatwiejsze przeglądanie rozbudowanych diagramów dokumentacji systemu ISO. Możliwe jest ustalenie skali bez przełączania trybu wyświetlania diagramów, skalowanie diagramów bez utraty jakości i przesuwanie diagramów z podglądem na jego całą zawartość. Dzięki temu każdy użytkownik systemu wie na jakim etapie procesu biznesowego dokonywana jest analiza informacji.
Edycja i wersjonowanie polityki jakości. Platforma DGA BPM pozwala na edycję i zapisywanie w systemie kolejnych wersji polityki jakości organizacji. Użytkownik mający odpowiednie uprawnienia (np. pełnomocnik ds. systemu zarządzania) może edytować treść polityki jakości z poziomu przeglądarki internetowej. Dzięki temu audytorzy certyfikujący system mają od razu dostęp do dowodów na doskonalenie organizacji i dopasowywanie systemu zarządzania do zmieniających się warunków rynkowych.
Ułatwione wyszukiwanie. W DGA BPM wprowadzono mechanizmy wyszukiwania informacji zawartych na diagramach w bazie danych. Zoptymalizowana struktura bazy danych oraz zaawansowane algorytmy filtrujące znacznie przyspieszyły proces wyszukiwania potrzebnych informacji (od dokumentów po zapisy na diagramach).
Kontrola dostępu. Zawartość dokumentacji udostępniana jest w całości lub selektywnie, zależnie od zdefiniowanej struktury uprawnień. Selektywny dostęp oznacza, że pracownicy określonego działu mają dostęp wyłącznie do procedur, raportów przekrojowych i wzorów formularzy związanych z przydzielonymi im zadaniami. Podstawą zarządzania uprawnieniami w DGA BPM jest struktura organizacyjna.

Archiwizacja dokumentacji procesów i wzorów dokumentów. W każdej chwili istnieje możliwość przywołania dowolnej wcześniejszej wersji dokumentu lub procesu. Archiwum tworzone jest automatycznie po zatwierdzeniu zmian przez administratora aplikacji (Pełnomocnika ds. systemu zarządzania).
Centralne wprowadzanie zmian do dokumentacji. Dokumentacja jest tworzona automatycznie na podstawie modeli procesów, a pracownicy są natychmiast powiadamiani o każdej zmianie w dotyczących ich procedurach. Wszystkie zmiany są odnotowane w tabeli zmian. Administrator ma stały dostęp do informacji na temat zapoznania użytkowników z dokumentacją. Informacja o zmianach podlega hierarchizacji, tzn. kierownik jednostki organizacyjnej jest informowany o wszystkich zmianach w dokumentacji, jakie dotyczą jego jednostki. W przypadku, gdy pracownik nie zapozna się ze zmianami, system mu o nich przypomina.
Wbudowane mechanizmy workflow. DGA BPM jest również zintegrowanym środowiskiem, w którym można uruchomić dowolny proces w obiegu elektronicznym. W podstawowej wersji (wersja Standard) DGA BPM pozwala na uruchomienie w obiegu elektronicznym procesów związanych zarządzeniem dokumentacji systemu ISO:
• proces akceptacji załącznika do procedury
• proces akceptacji dokumentu z biblioteki dokumentów
• proces akceptacji wniosku o zmianę w procedurze
• proces akceptacji diagramu procedury

Mechanizm workflow zapewnia natychmiastowy dostęp do historii przebiegu procesu oraz pozwala na uzyskanie dostępu o wszystkich wersjach dokumentów (załączników) poprzedzających wersję ostateczną.
Na platformie DGA BPM można docelowo uruchomić wszystkie procesy biznesowe zachodzące w organizacji, począwszy od procesów najprostszych i powtarzalnych (zapotrzebowanie na zaliczkę, akceptację delegacji, wniosek urlopowy) do procesów bardziej złożonych i wymagających integracji z systemami dziedzinowymi (kadry, płace, f-k). Możliwe jest również inicjowanie procedur w DGA BPM poprzez formularze wysyłane do organizacji z pomocą skrzynki podawczej, opatrzone podpisem cyfrowym. Ta funkcjonalność została opisana w sekcji poświęconej elektronicznemu obiegowi dokumentów.
Bieżący monitoring wskaźników. DGA BPM dostarcza narzędzi do definiowania i monitorowania wskaźników dla poszczególnych procedur. W efekcie właściciel procedury lub inna upoważniona osoba ma możliwość stałego kontrolowania wartości wskaźnika. Wyniki mogą być prezentowane zarówno w formie tabelarycznej, jak również na wykresie.
Kontrola dostępu. Zawartość dokumentacji udostępniana jest w całości lub selektywnie, zależnie od uprawnień. Selektywny dostęp oznacza, że pracownicy określonego działu mają dostęp do dokumentacji na podstawie zdefiniowanego przez administratora rozdzielnika. Istnieje także możliwość propagowania uprawnień. Administrator w każdej chwili ma wgląd do raportu o stanie zapoznania użytkowników z dokumentacją.
Archiwizacja dokumentacji. W każdej chwili istnieje możliwość przywołania dowolnej wcześniejszej wersji dokumentu. Archiwum tworzone jest automatycznie po zatwierdzeniu zmian przez administratora.
Moduł Biblioteka jest idealnym uzupełnieniem standardowej funkcjonalność DGA BPM o mechanizmy związane z zarządzaniem i nadzorowaniem dowolnych zbiorów dokumentów. W szczególności funkcjonalność modułu umożliwia precyzyjne i skuteczne konfigurowanie praw dostępu do poszczególnych dokumentów i grup dokumentów. W efekcie moduł Biblioteka jest naturalnym wyborem dla organizacji, zainteresowanych bezpieczeństwem przechowywanych i udostępnianych pracownikom informacji.

MODUŁY DODATKOWE:
Biblioteka dokumentów to funkcjonalność DGA BPM służąca do zarządzania i automatycznej dystrybucji dokumentacji wewnętrznej (zarządzenia, uchwały, formularze dokumentów, metariały szkoleniowe), nie związanej stricte z systemem zarządzania ISO. Daje ona użytkownikowi możliwość łatwego i efektywnego administrowania dokumentami dowolnego rodzaju. Dzięki modułowi Biblioteka użytkownicy DGA BPM mają dostęp przez przeglądarkę z dowolnego miejsca do aktualnie obowiązujących dokumentów. Bez konieczności kontaktu z osobą odpowiedzialną za dany dokument potrzebujący go pracownik może w ciągu kilku sekund pobrać i wydrukować aktualną jego wersję. Oprogramowanie obsługuje każdy typ plików biurowych. Moduł Biblioteka umożliwia m.in. na definiowanie dokumentów składających się z wielu plików, pobieranie informacji z DGA BPM (np. nazwę stanowiska nadzorującego dokument), definiowanie słów kluczowych wykorzystywanych podczas wyszukiwania dokumentu, dowolne sortowanie dokumentów w wykazie, zaawansowane zarządzanie zmianami (aneksy, załączniki, tabele zmian). Aplikacja pozwala na dowolne definiowanie rozdzielników, dzięki którym możliwe jest decydowanie o dostępności dokumentu dla poszczególnych pracowników.
DGA Eko jest autorskim rozwiązaniem informatycznym wspomagającym zarządzanie środowiskowe w organizacji. Zastosowanie narzędzia zaleca się tym organizacjom, które decydują się na wdrożenie i utrzymywanie systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z wymaganiami normy ISO 14001 czy też EMAS, jak również tym, które wdrożyły taki system i chcą go doskonalić w kierunku zmniejszania ilości tworzonych dokumentów oraz zapisów. DGA Eko pozwala na kompleksowe zarządzanie takimi elementami systemu ISO 14001 czy też EMAS jak rejestr aspektów środowiskowych, programy środowiskowe, wymagania prawne i inne, awarie środowiskowe. Kompleksowy charakter narzędzia nie wymaga wielokrotnego wprowadzania tych samych danych ponieważ poprzez każdorazowe zamieszczenie wpisów w module tworzone są bazy danych, z których tworzone są kolejne dokumenty. DGA Quality wraz z modułem DGA Eko znalazło zastosowanie zarówno w średnich jak i dużych organizacjach funkcjonujących w różnych branżach na rynku polskim. DGA Eko jest narzędziem wspomagającym system zarządzania środowiskowego wykorzystywanym zarówno przez przedsiębiorstwa sektora wydobywczego, paliwowego, wodno-kanalizacyjnego jak i energetycznego. Potwierdzona skuteczność wdrożenia w jednych z największych organizacji na rynku polskim daje pewność, iż narzędzie równie skutecznie będzie funkcjonowało w mniejszych organizacjach, przy mniejszej ilości użytkowników.
DGA BHP to oryginalne rozwiązanie firmy Doradztwo Gospodarcze DGA S.A. Jest to narzędzie umożliwiające sprawne wdrożenie i utrzymywanie systemu BHP w przedsiębiorstwie zgodnego z wymaganiami normy PN-N-18001 jak i standardu OHSAS. DGA BHP to program w pełni kompatybilny ze sprawdzonym w wielu dużych, średnich i małych firmach systemem wspomagającym zarządzanie DGA Quality. Moduł ten umożliwia nie tylko doskonalenie systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy lecz również jest dedykowany służbom bhp firm, które chcą w łatwy i intuicyjny sposób prowadzić dokumentację zgodną z obowiązującym prawem unijnym i krajowym w zakresie bhp. Ponadto firma DGA S.A. umożliwia dostosowanie funkcjonalności oprogramowania do specyfiki branży klienta. Dodatkową zaletą programu są jego minimalne wymagania sprzętowe, a jego funkcjonalność umożliwia w pełni przepływ dokumentacji zamieszczonej w module oraz kontrolę oprogramowania i komunikację służb bhp za pomocą sieci intranetowej. Wykorzystując wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy uproszczono obsługę modułu DGA BHP w taki sposób, iż użytkownik nie musi dysponować specjalistyczną wiedzą z zakresu obsługi komputera.

Korzyści z zastosowania DGA BPM przy zarządzaniu dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością, to m.in.:
• skrócenie czasu i kosztów wdrożenia dokumentacji systemu ISO o ok. 30%, zmniejszenie kosztów zarządzania dokumentacją po wdrożeniu
• wsparcie podczas audytów certyfikacyjnych
• automatyczne informowanie o zmianach w systemie zarządzania
• automatyzacja wybranych procesów w zarządzaniu systemem
• dostęp do dokumentacji on-line (24/7/265)
• selektywny system uprawnień
• system raportowania w zakresie zapoznania się pracowników z dokumentacją
• automatyczna dystrybucja zarządzeń, dokumentów wewnętrznych
• możliwość uruchomienia procesów w obiegu elektronicznym
• mechanizmy administracyjne zapewniające spójność całej dokumentacji systemu

Systemy zarządzania certyfikowane w oparciu o DGA BPM spotkały się z uznaniem najbardziej renomowanych jednostek certyfikujących na polskim rynku. Zastosowanie DGA BPM do zarządzania dokumentacja systemu ISO 9001 jest inwestycją charakteryzującą się szybkim i wysokim zwrotem.

Kontakt:
Ryszard Kluska
Dyrektor ds. Rozwiązań Biznesowych
Tel.: (061) 643 52 24
GSM: (+48) 0 601 366 281
e-mail: ryszard.kluska@dga.pl