Zarządzanie procesami biznesowymi DGA BPM

Zarządzanie procesami biznesowymi BPM (ang. Business Process Management) to niezbędny element funkcjonowania nowoczesnej organizacji. Optymalizacja procesów stanowi źródło największych oszczędności w zakresie kosztów funkcjonowania. Wdrażanie rozwiązań organizacyjnych, jak również informatycznych, w oparciu o zoptymalizowane procesy biznesowe, to przejaw dojrzałości organizacji.

Rozwiązanie DGA w zakresie zarządzania procesami biznesowymi składa się z trzech głównych modułów:

  • Modelowanie procesów – moduł pozwala na wizualne modelowanie organizacji i procesów za pomocą przyjaznego w użytkowaniu narzędzia.
  • Dostęp do dokumentacji systemu zarządzania – moduł umożliwia dostęp wszystkich użytkowników w organizacji do aktualnej struktury organizacyjnej, procesów i wszystkich szablonów dokumentów wykorzystywanych w procesach
  • Automatyzacja procesów biznesowych – moduł umożliwia automatyzację wybranych procesów w organizacji za pomocą obiegu informacji z wykorzystaniem e-formularzy

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów SEOD (EDMS - ang. Electronic Document Management System) bazują na procesach. Implementacja SEOD daje możliwość uzyskania dodatkowych korzyści wynikających z BPM. Rozwiązania tego typu bazują na modułach workflow, które służą do automatyzowania procesów. W praktyce, oprogramowanie typu workflow zapewnia automatyzację obiegu zarówno dokumentów, jak i spraw, reprezentowanych przez dane (informacje), wprowadzane do obiegu z wykorzystaniem e-formularzy. Optymalizacja procesów w połączeniu z ich automatyzacją czynią organizację efektywną i sprawną w działaniu.

Pakiet oprogramowania DGA stanowi idealne rozwiązanie wspomagające zarządzanie każdą organizacją. Kompleksowe podejście do modelowania procesów, ich wizualizacji i analizy daje szerokie możliwości w zakresie projektowania oraz wdrażania procesów biznesowych. Narzędzia DGA zapewniają pełne wsparcie podczas całego wdrożenia, począwszy od modelowania, poprzez symulację, automatyczne szkolenia pracowników i wdrożenie, skończywszy na pomiarze procesów, analizie danych historycznych, optymalizacji i automatyzacji procesów. Szeroki wachlarz możliwych do zastosowania metodologii i podejść gwarantuje spójność wielu systemów informacyjnych i organizacyjnych w ramach jednej struktury. Nasi eksperci od wielu lat zajmują się optymalizacją procesów biznesowych pomagając wielu przedsiębiorstwom z różnych branż w usprawnieniu mechanizmów zarządzania organizacją.

Zapewnienie zgodności realizowanych działań z przyjętymi procedurami. Dzięki połączeniu zaawansowanego modelowania procesów oraz elektronicznego obiegu dokumentów w ramach jednego systemu uzyskuje się wszystkie niezbędne funkcje do zarządzania zarówno procesami realizowanymi ręcznie jak i procesami wspieranymi przez elektroniczny obieg dokumentów. W oparciu o system DGA możliwe jest odwzorowanie i uruchomienie w elektronicznym obiegu dokumentów dowolnie skomplikowanej procedury oraz zablokowanie możliwości wykonywania działań niezgodnie z przyjętymi zasadami.

Poprawa efektywności. Stały przegląd realizowanych zadań, możliwość narzucenia ograniczeń czasowych, priorytetów oraz monitoring efektywności dają osobom odpowiedzialnym za procesy wszelkie niezbędne informacje do prawidłowego zarządzania organizacją. Wielopoziomowy mechanizm ostrzegania o zadaniach przeterminowanych, raportowania oraz analizy procesów i dokumentów w systemie DGA udostępnia przekrojową informację o występujących problemach oraz potencjalnych zagrożeniach w procesie.

Zarządzanie informacją. Kompleksowa obsługa dokumentów w systemie DGA powiązana z obsługą procesów zapewnia pracownikom natychmiastowy dostęp z poziomu przypisanych zadań do wszelkiej informacji niezbędnej do ich wykonania. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się bezpośrednio na realizacji zadania, a korzystanie z systemu jest niezwykle proste. Z wykorzystaniem systemu DGA formularze papierowe mogą zostać zastąpione formularzami elektronicznymi, a wszelkie dokumenty trafiające w formie papierowej mogą natychmiast być przetworzone do wersji elektronicznej i przechowywane w archiwum systemowym.

Lepsza obsługa klienta. System DGA zapewnia natychmiastowy dostęp do aktualnych i historycznych informacji o dokumentach i procesach związanych z Klientem w formie teczki Klienta. Umożliwia to zapewnienie stałego poziomu usług dla Klienta oraz natychmiastową odpowiedź o zaawansowaniu realizowanych działań. Możliwość rejestrowania wszelkich kontaktów, automatycznego uruchamiania procesów oraz przypisywania priorytetów związanych z Klientem lub typem sprawy pozwala na wdrożenie polityki obsługi i analizę potrzeb Klientów.

DGA Workflow Designer. Wykorzystując moduł DGA Workflow Designer istnieje możliwość modyfikowania gotowych procesów workflow oraz formularzy, zgodnie ze zmianami w funkcjonowaniu organizacji. W większości przypadków nie wymaga to realizacji prac programistycznych i angażowania wysokiej klasy specjalistów. Inaczej jest, gdy chodzi o zbudowanie systemu od podstaw lub gruntowną zmianę eksploatowanego systemu. Zawsze wtedy mamy bowiem potrzebę opracowania czegoś więcej niż tylko procesy i formularze. Potrzebujemy odpowiedniego dostosowania struktur bazy danych oraz algorytmów przetwarzania tworzących logikę biznesową systemu.
Modelowanie e-formularzy. Z każdym zadaniem związany jest odpowiedni formularz, który jest wypełniany przez uczestnika podczas realizacji zadania. Projektant podczas definiowania formularzy posługuje się zestawem komponentów, który za pomocą techniki drag&drop umieszcza w odpowiednim miejscu łącząc z istniejącymi polami dokumentu.

Definiowanie dokumentów. Definiując dokument projektant określa nazwy i typy pól, w których zapisywane będą informacje z modelowanego procesu. Podczas modelowania dokumentu określa się również powiązania z innymi dokumentami, słownikami, strukturą organizacyjną.

Szczególna korzyść dla klientów posiadających oprogramowanie DGA. DGA BPM będąc kolejnym krokiem w rozwoju systemów DGA Process i DGA Quality, umożliwia szybką migrację do nowej platformy BPM. Organizacje posiadające oprogramowanie DGA Process wraz z zamodelowaną strukturą organizacyjną i bazą procedur mogą w szybki sposób wdrożyć oprogramowanie DGA BPM. Aktualna baza zostanie przeniesiona w sposób automatyczny do struktur bazy danych BPM oszczędzając czas potrzebny na modelowanie organizacji od początku.
Sebastian Melon
Konsultant w Departamencie Zarządzania
Doradztwo Gospodarcze DGA S.A.

Newsletter nr 04/2007